S’organiser pour réussir

S’organiser pour réussir

Vous croulez sous vos listes de tâches au travail et à la maison ? Vous ne quittez pas la tête du guidon toute la journée, et pourtant, la pile de dossiers sur votre bureau ne diminue pas d’un brin. Pire, elle grandit tous les jours un peu plus ? Vous devez donc lire de toute urgence « S’organiser pour réussir » de David Allen, qui présente la méthode GTD, ou l’art de l’efficacité sans le stress. Cette méthode permet d’accroître vos capacités d’organisation, votre productivité et votre créativité sans multiplier vos efforts. Intéressant non ?

Une méthode indispensable pour 95 % des gens

Combien de fois avez-vous terminé une journée, harassé, vidé, épuisé ? Et surtout déprimé à cause de cette vilaine impression de n’avoir pas fait la moindre action importante ? Combien de fois avez-vous vu la pile de dossiers sur votre bureau stagner, voire augmenter, alors que vous travaillez comme un dingue ? Sachez que vous n’êtes pas un cas isolé. C’est la même chose pour 95 % des gens.

Sachez surtout que cela n’est pas dû à un quelconque manque de temps. C’est simplement que vous n’êtes pas organisé, et que vous n’avez pas les bonnes stratégies pour pouvoir reprendre le contrôle du cheval au galop.

Le secret de David Allen

L’ensemble de la méthode GTD repose sur un simple secret : avoir l’esprit clair. Comme souvent quand il s’agit de coaching et de développement personnel, la meilleure façon d’avancer et de progresser tient dans un concept évident, et pourtant appliqué par peu de gens.

Avoir l’esprit clair, en quoi cela consiste ? Tout simplement à avoir notre tête vidée de tous ses engagements. Car le stress vient principalement d’une seule source : nous enregistrons dans notre matière grise un bien trop grand nombre de tâches à faire, avec le risque d’en oublier certaines, créant ainsi un immense bouchon qui ne fera qu’empirer la situation. Avec des pensées plus équilibrées et moins obstruées, votre cerveau sera plus à même d’agir de façon idoine, plus concentré et plus efficace.

Stockage et clarification

Ainsi, la méthode de David Allen consiste à mettre en place des outils et des techniques simples et qui vous permettront de clarifier votre esprit et diminuer votre stress. Cela commence tout d’abord par fluidifier la façon dont vous gérez vos engagements, source de la grande majorité de votre stress.

1- Mise en place d’un système de stockage fiable et extérieur à votre esprit, afin d’y déposer tout ce que vous estimez comme « tâche à faire ».

2- Passer en revue ces « tâches à faire » afin de clarifier votre engagement, et décider de ce qui doit être fait.

3- Installer des outils de rappel d’actions à consulter régulièrement.

Externaliser le stockage de ses « taches à faire » est une façon extrêmement simple permettant de clarifier son esprit. Si vous ne le faites pas, votre cerveau va revenir en boucle pour vous le remettre, augmentant ainsi d’autant votre niveau de stress.

Les 5 étapes pour réussir

Prioriser. Tel est le maître mot de la méthode GTD. Évidemment, nous verrons par la suite les outils idoines pour cela, mais comme tout est lié, là encore, la meilleure façon de prioriser ses actions est de connaître sa mission de vie. Si vous n’en avez encore qu’une vague idée, je vous conseille de vous procurer de toute urgence mon ebook « 10 étapes pour trouver sa mission de vie » (cliquez ici pour accéder au téléchargement),

David Allen distingue un enchaînement de 5 étapes permettant de trier, clarifier et gérer l’ensemble de ses « tâches à faire ». :

  • Collecter l’ensemble des éléments à réaliser
  • Clarifier ce que vous devez faire, pour chaque élément.
  • Structurer les résultats afin d’ouvrir des alternatives vers…
  • … une réflexion qui aboutit à…
  • … la prochaine action.

1- La collecte

Avant toutes choses, vous devez bien comprendre que TOUT doit être collecté. Ramassez tous les éléments qui demandent de votre part, maintenant ou plus tard, une action ou une prise de décision. Stockez-les ensuite dans un endroit précis. Que ce soit du privé, du professionnel, de l’urgent ou du plaisir, dès que vous avez une quelconque responsabilité sur l’avancement des choses, mettez-le dans votre dépôt de boucles ouvertes.

Vos boîtes d’entrées peuvent être de différentes sortes :

  • corbeille à courrier,
  • carnet,
  • appareil numérique et audio,
  • mail et messagerie

Pensez aussi à la vider régulièrement. Sinon, elles ne servent à rien. Enfin, dernière astuce : si vous sortez quelque chose de votre boîte d’entrée, c’est pour le traiter. Ne remettez jamais rien dedans.

Les conditions pour faire fonctionner vos boîtes de stockage

Il ne suffit pas d’avoir une boîte de réception pour qu’elle fonctionne. Afin que ce système soit efficace, il vous faut impérativement :

  • Collecter toutes boucles ouvertes afin de libérer votre cerveau. De plus, un esprit libre sera nettement plus motivé au moment de vider vos espaces de remisage.  
  • Vos boîtes de réception doivent toujours être disponibles, que ce soit pour stocker, ou pour y puiser des éléments.
  • Faites-en des outils aussi précieux que votre carte bleue, ou les clés de votre maison.

Essayez de limiter le nombre de boîtes de stockages. Plus vous en avez, et plus il deviendra fastidieux de tout traiter. Et vous retomberez dans vos travers, le stress, etc.  

2- La clarification

Vous avez donc tout collecté. C’est bien, bravo. Maintenant, nous entrons dans le dur de votre organisation : la gestion de ces intrants. J’entends bien : c’est votre activité personnelle que l’on va orchestrer, et non vos intrants. Prenez pour acquis que vos taches à faire, vous n’allez pas les organiser. Vous allez les traiter, ou pas. Et c’est tout.

Ainsi, pour chaque tâche à faire, il faudra vous poser la question suivante : est-ce concrétisable ?

C’est non concrétisable, que faire ?

Si la réponse à la question est non, 3 choix s’offrent à vous :

  • L’intrant vous semble obsolète, ou l’action afférente est inutile pour vos objectifs = direction poubelle !
  • La « tâche à faire » est à exécuter plus tard = mettre dans une pochette « incubation »
  • L’élément en question est une information potentiellement utile pour plus tard = pochette/classeur « référence »

Ainsi, pour gérer ces trois éléments, il vous faut une corbeille à papier, et deux pochettes (ou une pochette et un classeur), une pour les références et les projets en incubation. Rien de vraiment compliqué, et pourtant tellement efficace si c’est utilisé correctement.

Oui, c’est concrétisable !

Si c’est concrétisable, vous devez répondre à cette question indispensable : quelle est l’action suivante ? C’est LA question critique à vous poser pour chaque boucle ouverte dans votre boîte de stockage. En y répondant de façon claire et détaillée, vous obtiendrez la clé permettant de passer du moment présent à l’achèvement de votre tache.

Une fois que vous aurez défini l’action suivante, plusieurs choix s’offrent à vous :

  • Si elle prend moins de 2 minutes, exécutez là immédiatement. C’est non négociable. 
  • La tâche prend plus de deux minutes ? Alors demandez-vous si vous êtes la personne idoine pour l’exécuter. Si non, vous pouvez la sous-traiter…
  • … si c’est oui, différez là, en la classant dans une nouvelle pochette « actions suivantes » accompagnée d’une liste « prochaines actions ».
  • … ou dans une pochette « projets en cours » si cette tache est relative à un de vos projets au long court.

3- La structuration.

Pour résumer tout ce qui a été dit jusque là, la charpente de vos intrants se décompose de la sorte :

Non concrétisables :

  • Poubelle
  • Pochette « Incubation »
  • Pochette « Référence »

Projets à étapes multiples (résultats à atteindre en moins d’un an et qui nécessite plusieurs actions) :

  • Pochette « Projets »
  • Liste de planification de projets

Autres intrants :

  • Immédiatement si moins de deux minutes.
  • Sous traité
  • Pochette « différée »

Votre système complet est ainsi organisé. Il ne vous reste plus qu’à le remplir chaque jour avec vos intrants.

Comment structurer vos projets ?

La première des choses qu’il vous faut faire quand vous vous lancez dans un projet au long court, c’est de délimiter la ligne d’arrivée, avec le plus de détails possible, et dans le temps.

Ensuite, il faut bien comprendre que votre projet n’est en fait qu’une suite d’actions qui sont liées les unes aux autres. Ainsi, en plus de votre pochette de tâches à faire, il vous faut vous munir :

  • D’un agenda, pour noter les tâches qui doivent être réalisées à date précise. Ce sont vos actions prioritaires ce jour-là. C’est intangible.
  • D’une liste d’actions suivantes, non délégables, et durant + de 2 minutes. Cela vous permet de structurer vos taches à faire (et constitue un rappel efficace).

Que faire avec la pochette incubation ?

Votre pochette incubation ne doit pas rester en tant que tel. Elle doit être autre chose qu’une nouvelle boîte de stockage. Pour ce faire, vous devez mettre en place :

  • Une liste « un jour peut-être », qui sera une voie de garage pour tous vos projets impossible à démarrer de suite, mais qui restent des objectifs à moyen ou long terme. Cette liste est à revoir régulièrement.
  • Votre agenda, dans lequel vous allez noter les éléments que vous souhaitez vous rappeler à un moment donner, comme une date d’anniversaire, ou l’échéance de vos impôts.

Évidemment, tout ce que vous mettez dans votre liste « un jour peut être » doit être renégociable à tout moment. Contrairement à votre agenda, où ce qui est inscrit dedans DOIT être fait à la date donnée (ou avant, si vous le pouvez).

4- La réflexion.

Votre positionnement doit être double. À la fois en stature haute, afin d’avoir le recul nécessaire pour prioriser les taches à faire. Et aussi en situation basse, pour effectuer les actions idoines.

Prendre du recul consiste par réviser, de façon hebdomadaire de préférence, l’ensemble de votre système :

  • Collecter et traiter les entrants.
  • Mettre à jour vos listes.
  • Revoir des tâches à faire dans toutes les boucles ouvertes de votre système.

L’élément à revoir le plus souvent est l’agenda. Comme je le répète depuis le début, ce qui est inscrit dans votre agenda DOIT être fait. Donc, révisez le souvent, car le fait de savoir quoi faire et quand est gage de soulagement immédiat de votre esprit, et donc vous ouvre un plus grand espace de manœuvre. Ensuite, c’est votre liste « prochaines actions » qui doit être revue. Par contre, votre liste « projet » ne doit être revue uniquement quand vous vous posez des questions au sujet de vos projets.

N’oubliez pas : votre succès dépend de votre confiance dans votre système. La revue hebdomadaire est la clé pour garder cette confiance sur le long terme.

La planification créative de projets

L’approche de David Allen des « projets » nécessite que celui-ci soit clairement défini (cf. Méthode SMART), afin de pouvoir établir la liste des actions suivantes et des rappels à revoir régulièrement.

Pour ce faire, il propose 5 étapes indispensables à la planification :

  • Définir le « pourquoi » de votre projet. Avec un « pourquoi » fort, impossible de perdre de vue votre projet, votre concentration est accrue, vous avez de quoi vous raccrocher quand votre motivation décline, et vous avez tous les éléments nécessaires pour une meilleure prise de décision. C’est le « pourquoi » de votre projet qui en définit le succès.
  • Définir la perspective générale.
  • Prendre du temps pour réaliser un vrai brainstorming autour de ce projet : laissez les idées fuser, sans limite et sans a priori.
  • Structurer son projet, en utilisant les éléments issues des 3 étapes précédentes.
  • Définir la ou les actions suivantes. Pour rester zen et garder un projet sans stress, il est indispensable de toujours clarifier l’action suivante de chaque projet, quelque soit la situation.

En résumé

Les 3 raisons de lire « S’organiser pour réussir »

  • Une approche pragmatique et ancré dans la réalité matérialiste de tout un chacun.
  • Une méthode claire et fluide.
  • Pour l’avoir adopté (avec quelques ajustement) dans ma vie privée et pro : ça fonctionne !

Les 3 idées à retenir

  • Le « met le devant la porte » : mettre les éléments à des endroits propres à déclencher une action de votre part.
  • La méthode des 2 min : si une tâche prend moins de 2 min doit être effectuée de suite
  • Prioriser « l’action suivante » : la définir pour chaque boucle ouverte afin d’avoir la meilleur clarté possible, et pas à la dernière minute.

Le petit bémol :

  • Certains passages sont très, ou trop, axés sur le professionnel. Notamment la partie de la planification, avec les pochettes par jour et par mois. Cela demande du matériel que peu de gens, y compris dans les bureaux, peuvent se permettre d’avoir. Cela dit, c’est certainement ultra efficace. Mais d’autres approches peuvent donner un rendement identique.

Ma note :  

Ce qu’il m’a apporté :

La méthode GTD a juste révolutionné mon approche pro et perso de toutes les tâches à faire dans mon quotidien. Une vraie bénédiction pour moi. J’étais tellement habitué de me laisser emporter et déborder par le tumultueux cheval au galop qu’était mon quotidien. Côté perso, j’ai mis en place deux boîtes (boite à courrier made in Ikea), une de réception, une autre qui me sert de référence. J’ai deux agendas, un perso, un pour la famille, et ma boîte email. Une pochette par projet pour les documents physiques, et une boîte Google Doc pour les documents numériques. Comme je le disais dans mon second podcast (cliquez ici pour aller l’écouter), grâce à cette organisation, j’ai l’impression d’avoir compressé le temps. Je n’oublie (quasiment) plus rien, et surtout je suis hyper productif, sans pour autant délaisser ma famille.

Pour le pro, c’est un peu la même chose. Trois bannettes, une de réception, une de « en cours », une de référence. Une pochette par projet au long cours. Un agenda pour noter les RDV, et les listes de suivi des taches. Et une farandole de post-it que je colle sur mes intrants en indiquant l’action suivante. Là encore, ma productivité s’est démultipliée. Et le pire, c’est que je sais que si j’applique avec encore plus de « sérieux » la méthode de David Allen, je pourrais gagner encore plus en productivité.

Donc oui, je n’ai pas peur de le dire, « S’organiser pour réussir » a vraiment changé (en bien) mon existence.

 

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